Polityka prywatności

§ 1. Postanowienia ogólne

Niniejsza Polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających z serwisu cottonland.pl („Sklep internetowy”), osób kontaktujących się z Administratorem (e‑mail/telefon/live chat/korespondencja) oraz wchodzących w interakcję z naszymi profilami w mediach społecznościowych (fanpage). Polityka realizuje obowiązki informacyjne z art. 13 i 14 RODO i uzupełnia cottonland.pl/regulamin.

§ 2. Administrator danych

Administratorem danych jest: COTTONLAND Wojciech Janczak, ul. Przemysłowa 1, 95‑060 Brzeziny,

NIP 8331335827, REGON 362831640, e‑mail: biuro@cottonlan.pl, tel.: +48 797 529 260, +48 504 185 251

§ 3. Kategorie źródeł i danych.

Pozyskujemy dane:

a) bezpośrednio od Ciebie (rejestracja, zamówienie, kontakt e‑mail/telefon/live chat),

b) pośrednio – z platform społecznościowych w związku z interakcją z naszym fanpage’em (zakres zgodny z ustawieniami Twojego konta i polityką platformy).

Zakres przykładowy: zakupy/konto: imię, nazwisko, adres dostawy, e‑mail, telefon; dla firm także firma i NIP; płatności: identyfikatory płatności; kontakt: imię, e‑mail/telefon, treść; live chat: identyfikator sesji, IP, czas i treść rozmowy, informacje techniczne; newsletter: e‑mail (opcjonalnie imię). Dane techniczne (logi/cookies): IP, URL żądania, identyfikatory online, typ urządzenia/przeglądarki – zgodnie z wybranymi zgodami (patrz § 7).

§ 4. Cele i podstawy prawne przetwarzania.

1. Konto użytkownika

Zakres danych: Zakładając konto użytkownika, musisz podać swój adres e-mail, imię, nazwisko, numer NIP, telefon oraz zdefiniować hasło. Opcjonalnie możesz podać nazwę firmy. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do założenia konta. W ramach edycji profilu możesz podać dalej idące dane: adres rozliczeniowy oraz adres do wysyłki.

Cel: Dane przetwarzane są wyłącznie w celu utrzymywania konta i zapewnienia Ci możliwości korzystania z niego, co ułatwia składanie zamówień poprzez automatyczne podstawianie danych do formularza. Założenie konta i zweryfikowanie firmy jest kluczowe do wyświetlenia cen i umożliwienia Ci zakupów na stronie. 

Podstawa prawna: Realizacja umowy o prowadzenie konta (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

Okres przechowywania: Tak długo, jak długo posiadasz konto użytkownika. Po usunięciu konta dane zostaną usunięte z bazy, za wyjątkiem danych o złożonych zamówieniach.

Twoje prawa: W każdej chwili możesz uzyskać dostęp do danych, zmodyfikować je lub usunąć konto. W stosunku do danych w koncie przysługuje Ci również prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO).

2. Kontakt (e‑mail/telefon/live chat) – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (obsługa zapytań, cele dowodowe).

3) Newsletter i informacje handlowe (e‑mail/SMS/komunikatory) – art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) + przepisy PKE dot. marketingu elektronicznego. Zgodę możesz wycofać w każdej chwili (link w stopce wiadomości lub kontakt z nami).

4) Marketing na stronie (remarketing, piksele), analityka i statystyki (GA4, Ads, Meta Pixel) – art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda w narzędziu zgód/CMP). Pliki niezbędne dla funkcjonowania serwisu – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (zapewnienie działania).

5) Badania satysfakcji/opinii po zakupie – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (poprawa usług) lub art. 6 ust. 1 lit. a (gdy prosimy o zgodę).

6) Archiwizacja i obronaroszczeń – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

7) Reklamacje i odstąpienie od umowy

Zakres danych: Imię i nazwisko, adres zamieszkania, numer telefonu, adres e-mail, numer rachunku bankowego (w przypadku zwrotów).

Cel i podstawa prawna: Realizacja procedury reklamacyjnej lub procedury odstąpienia od umowy (art. 6 ust. 1 lit. c RODO – realizacja obowiązku prawnego).

Okres przechowywania: Przez czas niezbędny do realizacji procedury. Dokumenty te mogą być ponadto archiwizowane w celach statystycznych i obronnych.

Ograniczenia praw: Brak możliwości sprostowania tych danych po złożeniu formularza. Nie można również żądać ich usunięcia ani sprzeciwić się przetwarzaniu do czasu upływu terminu przedawnienia roszczeń.

§ 5. Okresy przechowywania.

– Dokumenty rozliczeniowe: zgodnie z przepisami (co do zasady 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku).

– Konto klienta: do czasu usunięcia konta.

– Korespondencja (e‑mail/telefon/live chat): do 12 miesięcy od zakończenia sprawy, chyba że dłużej wymagają roszczenia.

– Newsletter/zgody marketingowe: do czasu wycofania zgody.

– Analityka (GA4 – dane użytkownika w eksploracjach): 2 lub 14 miesięcy (wg ustawień); Google Signals – do 26 miesięcy.

– Logi serwera i bezpieczeństwo: zgodnie z polityką bezpieczeństwa.

§ 6. Odbiorcy danych (kategorie)

Operatorzy płatności (np. Przelewy24/PayPro S.A.), banki/pośrednicy płatniczy; przewoźnicy i operatorzy dostaw

(np. InPost, GLS); dostawcy hostingu/IT i oprogramowania sklepu; dostawcy narzędzi analitycznych i reklamowych

(Google Ireland, Meta Platforms Ireland); biuro rachunkowe, doradcy prawni; organy publiczne uprawnione przepisami prawa.

§ 7. Pliki cookies i podobne technologie (CMP).

Używamy cookies i podobnych technologii:

– Niezbędne: zapewniają podstawowe funkcje serwisu – działają zawsze.

– Analityczne (GA4) i Reklamowe (Google Ads, Meta Pixel): działają **wyłącznie po wyrażeniu zgody** w banerze (CMP).

Dostawcy: Google Ireland Limited (z możliwym transferem do Google LLC w USA), Meta Platforms Ireland Limited (z możliwym transferem do Meta Platforms, Inc. w USA).

Transfery do USA opieramy – dla podmiotów certyfikowanych – na decyzji KE o adekwatności (EU–US DPF) lub, gdy właściwe, na standardowych klauzulach umownych (SCC).

§ 8. Social media i współadministracja.

Prowadzimy fanpage’e (np. Facebook/Instagram). W zakresie statystyk „Page Insights” działamy jako współadministatorzy z Meta Platforms Ireland Limited na podstawie uzgodnień dostawcy. Informacje o przetwarzaniu przez platformę znajdują się w jej polityce prywatności. W sprawach swoich praw możesz kontaktować się z nami lub bezpośrednio z platformą.

§ 9. Obowiązek podania danych / konsekwencje.

Podanie danych wymaganych w formularzach jest dobrowolne, ale niezbędne do realizacji danej usługi (np. bez danych adresowych nie zrealizujemy wysyłki; bez adresu e‑mail nie otrzymasz newslettera). Brak zgody marketingowej nie wpływa na możliwość zakupu.

§ 10. Prawa osób, których dane dotyczą.

Masz prawo: dostępu do danych, otrzymania kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, przenoszenia, sprzeciwu wobec przetwarzania (w tym wobec marketingu bezpośredniego), a także do wycofania zgody w dowolnym momencie. Masz prawo wnieść skargę do Prezesa UODO (ul. Stawki 2, 00‑193 Warszawa; https://uodo.gov.pl).

§ 11. Profilowanie i decyzje zautomatyzowane.

Możemy prowadzić profilowanie marketingowe (dobór treści/reklam w oparciu o aktywność na stronie i historię zakupów).

Nie podejmujemy decyzji w pełni zautomatyzowanych wywołujących skutki prawne. Podstawą profilowania jest zgoda na cookies marketingowe; masz prawo sprzeciwu/wycofania zgody.

§ 12. Dane kontaktowe i postanowienia końcowe.

Kontakt w sprawach prywatności: biuro@cottonland.pl, tel.: +48 504 185 251